Mannauðsmál í minni samfélögum

Elsa Heimisdóttir, sérfræðingur í mannauðsstjórnun hjá Heilsu- og sálfræðiþjónustunni.

Í minni samfélögum eru mörk milli vinnu og einkalífs oft óskýrari en t.d. á höfuðborgarsvæðinu. Starfsfólk og stjórnendur þekkjast í gegnum fjölskyldutengsl, félagsstörf, íþróttir eða aðra samfélagsþætti. Þessi nánd getur verið bæði styrkur og áskorun – ekki síst þegar kemur að mannauðsmálum og félagslegri ábyrgð fyrirtækja eða stofnana á svæðinu.

Áskoranir sem fylgja minni samfélögum

Í fámennum byggðum er lítið svigrúm til að forðast árekstra eða viðkvæm mál. Ef starfsmannamál koma upp, eða erfitt er að taka óvinsælar ákvarðanir, getur það haft áhrif langt út fyrir vinnustaðinn. Einföld aðgerð eins og að breyta vaktaskipulagi eða bregðast við vanlíðan starfsmanns getur haft keðjuverkun í samfélaginu.

Algengar áskoranir geta verið:

• Hagsmunaárekstrar: Tengslanet fólks getur haft áhrif á ráðningar, ákvarðanatöku og úrlausn ágreinings.
• Erfið samtöl verða persónulegri: Stjórnandi þarf kannski að ræða frammistöðu við einstakling sem hann hittir á hverjum degi í búðinni eða í sundi.
• Trúnaður er brothættari: Orð berast hratt og misskilningur getur breiðst út áður en formlegar ákvarðanir liggja fyrir.
• Álag á stjórnendur: Í litlum teymum eru allir „sýnilegir“ og stjórnendur þurfa að vega hvert skref af meiri næmni en ella.

Jafnframt búa minni samfélög yfir einstökum styrkleikum, s.s. traustum tengslum, samheldni og sterkri ábyrgðartilfinningu gagnvart fólki og staðnum. Með réttum verkfærum er hægt að nýta þessa þætti til að skapa heilbrigt, faglegt og réttlátt vinnuumhverfi.

Hvað er til ráða?

1. Skýr ferli og gagnsæ vinnubrögð

Þegar allir þekkja alla verða formleg ferli enn mikilvægari. Skýr stefna um ráðningar, frammistöðumat, aga- og ágreiningsmál dregur úr hættu á því að persónuleg tengsl hafi áhrif á faglegar ákvarðanir.

2. Faglegur stuðningur við stjórnendur

Stjórnendur í minni samfélögum bera oft mikla ábyrgð og þurfa að sinna fjölþættum hlutverkum. Þjálfun í erfiðum samtölum, hagsmunaárekstrum og ábyrgu leiðtogahlutverki skiptir sköpum.

3. Að byggja upp menningu trausts og virðingar

Viðkvæm mál verða auðveldari ef starfsfólk upplifir sig öruggt. Áhersla á reglulegt samtal, heiðarleika og sanngirni í stjórnun dregur úr óvissu og styrkir starfsanda.

4. Áhersla á félagslega ábyrgð

Fyrirtæki í litlum samfélögum eru hluti af heildinni. Ábyrg ákvarðanataka, sanngirni og sýnileg umhyggja fyrir fólki og samfélaginu skapar traust og jákvæða ímynd – sem skilar sér í auknu aðdráttarafli og ánægðara starfsfólki.

Hvernig getur ráðgjafi stutt þetta ferli?

Ráðgjafi getur gegnt mikilvægu hlutverki þar sem hann kemur utan frá, með hlutlausa sýn og faglega nálgun sem dregur úr persónulegum árekstrum. Helstu leiðir eru:

1. Óháð greining á stöðu mannauðsmála

Ráðgjafi getur kortlagt helstu áskoranir, vinnustaðamenningu og hvar hætta á hagsmunaárekstrum er mest. Slík greining er oft auðveldari þegar gerð er af utanaðkomandi sérfræðingi.

2. Þjálfun og handleiðsla fyrir stjórnendur

Stjórnendur fá verkfæri í:

• erfiðum samskiptum,
• frammistöðustjórnun,
• ágreiningslausnum,
• viðbrögðum við kulnun og streitu.

Handleiðsla hjálpar þeim að vinna úr raunverulegum aðstæðum á ábyrgan og faglegan hátt.

3. Aðstoð við ferlagerð og stefnumótun

Ráðgjafi getur aðstoðað við uppsetningu ferla, stefnumótun og verklag sem tekur mið af sérstöðu samfélagsins.

4. Stuðningur í viðkvæmum málum

Í sumum tilvikum er best að fela óháðum ráðgjafa að leiða eða styðja við ágreiningsmál.

Þetta ver bæði starfsmenn og stjórnendur fyrir því að persónuleg tengsl liti ferlið.

Lítil samfélög búa yfir miklum styrk, en þau krefjast sértækrar og næmrar mannauðsnálgunar. Með gagnsæjum ferlum, markvissri þjálfun og utanaðkomandi stuðningi má draga úr áhættu og styrkja jákvæða, ábyrga og heilbrigða vinnustaðamenningu. Ráðgjafi getur verið mikilvægur bandamaður í þessu ferli – ekki til að taka yfir stjórn, heldur til að styðja hana með faglegri leiðsögn og lausnum sem virða bæði einstaklinginn og samfélagið sem hann er hluti af.

Höfundur: Elsa Heimisdóttir, sérfræðingur í mannauðsstjórnun hjá Heilsu- og sálfræðiþjónustunni.