Afmælisnefndina skipa þau Tryggvi Þór Gunnarsson bæjarfulltrúi, sem er formaður hópsins, Helena Þ. Karlsdóttir og Úlfhildur Rögnvaldsdóttir. Þá staðfesti bæjarráð erindisbréfið en þar segir: "Það er vilji bæjarráðs að sem flestir komi að hátíðarhöldum og verkefnum í tilefni afmælisársins og að stofnanir og félög sem njóta styrkja frá Akureyrarbæ noti hluta af þeim til viðburða í tengslum við afmælisárið. Bæjarráð beinir því jafnframt til deilda og stofnana bæjarins og allra sem málið varðar að reikna með afmælisárinu í skipulagningu verkefna ársins 2012."
Bæjarráð frestaði hins vegar afgreiðslu varðandi samninga um verkefni vegna afmælisins.