Óskar eftir upplýsingum um undanþágur frá útboðum hjá bænum

Oddur Helgi Halldórsson bæjarfulltrúi L-lista lagði fram fyrirspurn á fundi bæjarráðs Akureyrar í gær, þar sem hann óskar eftir yfirliti hvenær 17. grein Innkaupareglna Akureyrarbæjar hefur verið beitt, á árinu 2007 og það sem af er 2008. Þar vill hann að komi fram eftirfarandi: "Dagsetning. Hvaða verk, þjónusta eða vara var keypt. Hver var fjárhæð viðskiptanna. Hver gaf undanþáguna. Rökstuðningur, hvers vegna undanþáguákvæði var beitt. Óska eftir að svör liggi fyrir á 1. eða 2. fundi bæjarráðs í apríl 2008." Í 17. grein innkaupareglna bæjarins segir m.a. að heimilt sé að veita undanþágu frá útboði og verðfyrirspurn ef ríkar ástæður eru fyrir hendi, svo sem ef búnaður fæst eingöngu hjá einum aðila.

Í 1. grein í Innkaupareglum Akureyrarbæjar segir: "Reglur þessar eru settar til að stuðla að vönduðum og hagkvæmum innkaupum Akureyrarbæjar og tryggja gæði vöru, þjónustu og verka sem Akureyrarbær kaupir. Ennfremur skulu reglurnar stuðla að því að tekið sé tillit til umhverfissjónarmiða og líftíma vöru við innkaup.
Reglum þessum er ætlað að stuðla að því að Akureyrarbær hagi innkaupum sínum í samræmi við góða viðskiptahætti og tryggja að stjórnsýsla á sviði innkaupa sé vönduð. Reglum þessum er ætlað að stuðla að því að almennar kröfur um stjórnfestu og fyrirsjáanleika í framkvæmd, gagnsæi, jafnræði og málskotsrétt séu virtar við innkaup."

Hér eru svo nokkrar greinar til viðbótar úr Innkaupareglunum sem tengjast útboðum og forvali.

9. gr.
Hvenær útboð skal viðhaft

Meginreglan er sú að beitt skuli útboðum við innkaup.

Þegar áætluð samningsfjárhæð verklegrar framkvæmdar er yfir 16 mkr. skal útboð viðhaft. Ef áætluð fjárhæð kaupa á þjónustu fer yfir 8 mkr. eða yfir 4 mkr. vegna vörukaupa skal sömuleiðis viðhafa útboð. Alla tölur eru með virðisaukaskatti.

10. gr.
Opið útboð

Þegar um er að ræða kaup á verki eða þjónustu sem margir geta framkvæmt eða veitt, eða vöru sem margir selja eða geta útvegað, skal almennt viðhafa opið útboð.

11. gr.
Lokað útboð

Þegar opnu útboði verður ekki við komið, það þykir ekki hagkvæmur kostur eða aðrar málefnalegar ástæður eru fyrir hendi, er heimilt að viðhafa lokað útboð. Almennt skal lokað útboð ekki viðhaft nema að undangengnu forvali. Þegar lokað útboð er viðhaft skal leitast við að ná fram raunhæfri samkeppni og því skal lágmarksfjöldi þátttakenda vera fjórir, ef þess er nokkur kostur.

Þegar um er að ræða vandasöm, faglega og/eða tímalega krefjandi og/eða fjárfrek verk skal tryggja eins og kostur er að væntanlegir bjóðendur hafi bæði faglega og fjárhagslega getu til að framkvæma viðkomandi verk.

12. gr.
Forval

Þegar forval er viðhaft til að velja þátttakendur í lokuðu útboði, samkeppni eða samningskaupum, skal þess krafist í forvalsgögnum að umsækjendur leggi fram upplýsingar sem sýna getu þeirra til að taka að sér verkefnið. Þannig skal í forvalsgögnum koma fram með skýrum og greinargóðum hætti hvaða gagna eða upplýsinga er krafist frá umsækjendum og hvernig verði staðið að vali á þátttakendum. Hægt er að takmarka fjölda þátttakenda í útboði, samkeppni eða samningskaupum, t.d. þannig að í forvalsgögnum komi fram að aðeins umsækjendur sem uppfylla tilteknar lágmarkskröfur fái að taka þátt í því eða að aðeins tiltekinn fjöldi fái þátttökurétt.

13. gr.
Lokað útboð án forvals

Viðhafa má lokað útboð meðal valdra bjóðenda, án forvals, enda liggi málefnalegar og gildar ástæður því að baki.

14. gr.
Auglýsing útboða

Útboð skal auglýsa í blöðum og á vefsetri Akureyrarbæjar. Í auglýsingu skal koma fram hvar og hvenær útboðsgögn eru til afhendingar, hver kaupandi er, hvað boðið er út, hver frestur er til að skila tilboði og skilatími þess sem verið er að bjóða út.

Við lokað útboð skal senda orðsendingu um útboðið til þeirra sem kaupandi gefur kost á að gera tilboð. Í orðsendingunni skal, auk þess sem tilgreint er í 1. mgr., koma fram hvaða aðilum er gefinn kostur á að gera tilboð.

15. gr.
Útboðsgögn

Útboðsgögn skulu innihalda allar nauðsynlegar upplýsingar svo unnt sé að gera tilboð. Frestur til að skila tilboði skal alltaf vera hæfilegur miðað við umfang þess sem boðið er út.

Í útboðsgögnum skal skýrt koma fram hvernig tilboð verði metin og hvaða forsendur verði lagðar til grundvallar vali á samningsaðila.

16. gr.
Fyrirspurnir

Þegar ekki er viðhaft útboð eins og meginreglan í 1. mgr. 9. gr. kveður á um vegna innkaupa vöru, verka eða þjónustu skal fyrirspurn almennt vera undanfari viðskipta. Skylt er að fyrirspurn sé undanfari viðskipta þegar áætluð fjárhæð innkaupa vegna verklegrar framkvæmdar er yfir 5 mkr., yfir 2.5 mkr. þegar um þjónustu er að ræða, en yfir 1 mkr. þegar um vörukaup er að ræða. Öll viðmiðunarverð eru án virðisaukaskatts.

Innkaupastjóri Akureyrarbæjar annast fyrirspurnir á vöru og þjónustu fyrir stofnanir, deildir og fyrirtæki Akureyrarbæjar, nema annað sé ákveðið sbr. ákvæði 6. gr..

Fyrirspurn er framkvæmd, þar sem útboð er ekki talið eiga við, til að afla tilboða frá tilteknum aðilum sem taldir eru geta útvegað vöru, veitt þjónustu eða framkvæmt verk, sem óskað er eftir hverju sinni. Þrátt fyrir að fyrirspurnir séu óformlegri en útboð, samkvæmt þeim lögum sem um þau gilda, skal tilboða aflað á grundvelli skriflegra fyrirspurnargagna og tilboð skulu einnig vera skrifleg. Heimilt er að senda út fyrirspurnir og taka við tilboðum í fyrirspurnir með símbréfi og/eða tölvupósti. Málsmeðferð öll skal vera vönduð, fyrirspurnargögn skulu vera skýr og greinargóð og skýrt skal koma fram ef meta á tilboð á öðrum forsendum en verði einu saman. Opnun tilboða/verðfyrirspurnar, á tilsettum opnunartíma, skal skráð af starfsmönnum. Samanburðarskrá tilboða skal gerð og þátttakendur skulu upplýstir um val á tilboði og tilboð annarra aðila.

17. gr.
Undanþága frá útboði verðfyrirspurn.

Heimilt er að veita undanþágu frá útboði og verðfyrirspurn ef ríkar ástæður eru fyrir hendi, svo sem ef búnaður fæst eingöngu hjá einum aðila.

Þeir sem undanþágu geta veitt eru bæjarstjóri eða sviðsstjórar.